Tus cuentas de correo electrónico

Es muy importante elegir de forma correcta los nombres de las cuentas de correo electrónico de tu negocio ya que además de usarse en la comunicación interna de tu negocio, es el vínculo que tienen tus clientes y proveedores con su operación, para enviar y recibir facturas, cotizaciones, solicitudes de pago, promociones, cupones de descuento, entre otros usos.

Si deseas ofrecer a tus clientes y proveedores un trato personalizado, puede elegirse el nombre del propietario de la cuenta como nombre de la cuenta. La regla general para la creación de este tipo de cuentas es usar la primera letra del primer nombre seguido del primer apellido, después la arroba (@) seguido del nombre de dominio. Como ningún nombre de cuenta puede estar duplicado, esta regla llega a ser insuficiente porque proporciona poca flexibilidad debiendo tomar alternativas de este modelo, sobretodo donde hay muchos empleados con nombres y apellidos comunes.

  • jperez@tunegocio.com
  • uperez@tunegocio.com
  • operez@tunegocio.com

Esta regla puede ser cambiada al gusto o necesidad particular; por ejemplo: tomando la primera sílaba del nombre seguido del primer apellido;

  • juanperez@tunegocio.com
  • juperez@tunegocio.com
  • joperez@tunegocio.com

En algunos casos se opta por primer nombre y apellido unidos por un punto.

  • juan.perez@tunegocio.com
  • julio.perez@tunegocio.com
  • joel.perez@tunegocio.com

Aunque es más personal, pueden ocasionar nombres de cuenta demasiado largos para escribir; además de que esto puede ser un problema cuando hay cambios en los puestos porque podría no llegar la información al destino correcto provocando tiempos muertos en la revisión del correo para saber si llegó a la cuenta correcta y en el mejor de los casos hacer un reenvío del mensaje.

Por otro lado, usar el nombre del puesto como cuenta de correo, por ejemplo:

  • ventas@tunegocio.com
  • compras@tunegocio.com
  • almacensup02@tunegcio.com
  • contaaux03@tu negocio.com

garantiza que la información siempre llegue al destino correcto, sin importar quien ocupe el puesto. En este caso, la cuenta de correo pertenece al puesto, no a la persona y aunque la imagen no es tan personal como la anterior, los mensajes siempre pueden ir “firmados” por quien lo envía.

Además de las cuentas personales o de puesto también pueden emplearse cuentas de correo funcionales que resultan muy útiles en la operación de tu negocio siempre y cuando exista un responsable de dicha cuenta o se redireccionen los mensajes entrantes a una cuenta supervisada. Ejemplos de estas cuentas pueden ser:

  • facturas@tunegocio.com
  • servicioaclientes@tu negocio.com
  • quejasysugerencias@tunegocio.com

Aunque no es muy recomendable, también es posible combinar diferentes estructuras de nombres de cuenta de correo, con nombre del propietario de la cuenta para quienes tienen contacto con el público, relativas al puesto para quienes no tienen contacto con el público y las cuentas funcionales, pero puede causar confusión ya que es más fácil recordar una cuenta de correo por el nombre de usuario o dentro de una estructura que ya exista como son los puestos.